不用出差网真技术助AT&T召开客户会议_视像通讯

不用出差网真技术助AT&T召开客户会议

2009/10/21

　　CTI论坛(ctiforum)10月21日消息:AT&T亚太区集团每年召开两次地区咨询会议（RAC），邀请企业客户会聚一堂，共同探讨AT&T的行动方案、收集反馈意见，以帮助AT&T更好地了解和满足客户需求。

　　AT&T负责在亚洲的一座主要城市组织会议相关活动，而差旅费和住宿费则由客户自行承担。然而，2009年严峻的全球经济形势却对RAC造成了影响。多数客户表示，碍于公司的开支限制，他们将无法前往参会。

　　针对这一情况，AT&T以虚拟会议的方式召开了2009年春季会议。与会者无需乘飞机前往参加为期两天半的会议，而只需坐在位于美国、欧洲和亚洲的网真会议室中即可参加。借助65英寸的高清显示屏和空间音频技术，会议室提供了一种身临其境的体验，远程与会者仿佛就在身边。

　　此次会议召集了来自四大洲10个城市的21名与会者。持续四个小时的虚拟会议受到了与会者的高度评价，他们对网真技术带来的互动和协作水平赞不绝口。此外借助网真技术召开会议，还在降低开支、减少环境影响、提高委员会成员的时间利用率等方面有着显著收益。

AT&T区域咨询会议：极有价值的资源

　　AT&T亚太区集团每年召开两次咨询会，与16位区域及全球客户会面。会议为增进AT&T与其主要客户之间的联系和合作提供了一个绝佳的机会。咨询会开通了一个双向沟通渠道，主题涵盖从基础设施投资到服务水平及收费程序改进等诸多方面。

　　AT&T亚太区副总裁余文质指出：“RAC会议对我们来说意义重大，便于我们直接从几家大客户那里获得反馈意见。”

　　亚太区RAC会议照例在一座亚洲主要城市举行，如北京、河内、香港、新德里或新加坡。AT&T负责制定议程，并承担会议和招待费用，差旅和住宿费则由客户自理，平均下来每场会议的总成本超过10万美元。

　　虽然RAC会议的会期一般为两天半，但算上耗费在路上的时间，与会者通常要为每次会议花整整三到四天时间。

RAC 2009：成本因素推动技术解决方案

　　在计划2009年亚太区春季会议的过程中，RAC成员提出了他们的担忧——在低迷的全球经济环境下，与会者将无法承担面对面会议所需的高额差旅费。另外，人们也日渐意识到全球航空旅行对环境造成的不利影响。然而，完全取消RAC会议势必会减缓集团的发展势头，甚至可能减弱其凝聚力。正是这些顾虑为利用网真技术召开RAC会议创造了条件。

网真技术：无需全球旅行也可实现企业间协作

　　对许多企业而言，传统的视频会议不失为一种有用的工具——但与现代的网真会议相比，未免有些原始。网真技术在可伸缩性、灵活性、真实性和易用性等方面均有大幅改进。

　　诸如AT&T所提供的网真设施，其采用全球互通互联方式，旨在使多个站点在会议中齐聚一堂。

　　在网真会议室中，多台高清显示屏排列成圆桌形式，以营造一种面对面会议的氛围。屏幕上的与会者，即使是来自全球各地，看起来也仿佛与现场人员近在咫尺。通过这种方式，诸如手势和面部表情等非言语交流也清晰可见，且与现场会议并无二致。为了进一步增强“现场”感，所有网真会议室均采用一致的设计、相同的家具和匹配的颜色。

　　出于灵活性考虑，多个站点可以同时参加会议。如果与会者人数超出显示屏的显示范围，有些与会者将被隐藏起来，直到发言时再显示出来。显示屏可以在开始发言后几秒内自动切换至当前发言者。

　　网真技术的另一特点是其易用性。设施和会议安排简单易行，并与Microsoft Office Outlook或Lotus Notes集成一体。对与会者来说，参加会议就如拨打电话一样简单。

在虚拟会议中集合

　　AT&T会议策划者预订了10个站点的网真会议室：伦敦、悉尼、新加坡、香港、上海、孟买、班加罗尔以及美国的达拉斯、芝加哥和新泽西。会议议程定为四个小时，并有一次会间休息。策划者尽量避免重复多日面对面会议的全部内容，而是将重点放在推进会议的主要问题上。

　　然而，策划者仍需处理一些面对面会议中不太遇到的后勤问题。此次全球实时会议涉及来自亚洲、美国和欧洲10个城市的21位成员，这意味着至少有一个站点要在午夜参会。伦敦团队挺身而出解决了这一问题。此外，由于会议的多点特性，并非所有参与者都可以同时显示在屏幕上。因此，主持人在会议过程中专门提醒每位与会者，使其能够被其他人看到。

体验评估

　　总体而言，与会者对此次网真体验给予了积极的评价。以10分制来衡量，此次会议总体得分（包括出席率）为8.5。这与以前召开的现场RAC会议相当，后者得分为9.0、8.9和8.2。AT&T亚太区RAC客户主席Will Thomas说道：“举办这些会议的目的就是让双方开诚布公地交流观点，交换意见。在大约4小时的时间里，我们不仅设法达成了主要的会议目标，还使我们有机会通过身处不同地点的参会人员，对该技术进行全面的测试。”

　　与会者深知，简化的虚拟会议无法涵盖多日面对面RAC会议的全部议程，也不能提供正常的社交机会，但他们仍然对网真技术带来的互动和协作水平给予了高度评价。未来网真技术将作为补充手段而非替代手段，应用于面对面RAC会议。余文质表示：“虽然我们并不打算完全取消面对面的会议形式，但我认为在当前的经济形势下，通过网真技术举行这样的会议不失为一种负责任的做法，同时也可以借此良机向客户展示这一经济高效的解决方案。”

　　即使在面对面会议中，网真技术也有用武之地。无法前往现场参会的主题专家可以借助网真技术参与会议并进行演讲。事实上，在2009年6月举行的AT&T美洲区RAC会议上，主题专家成功地以这种方式为会议锦上添花。

优势评估

　　由于消除了差旅和住宿费用，网真会议达到了“帮助与会者遵循公司开支限制政策”的目的。另据会议策划者估计，避免航空旅行减少了相当于62公吨的二氧化碳排放(CO2e)*，鉴于减少碳排放量正成为许多企业的关键目标之一，此项益处显得非常重要。AT&T致力于推动环境的可持续发展，不但尽力减少自身对环境的影响，还为其它企业提供相关产品和服务，帮助其实现同一目标。

　　避免出差还为与会者节省了时间，使其可以保持工作效率，并减少了对其个人生活的影响。Thomas说道：“以这种方式举办会议除了节省开支，还能避免出差，从而提高工作效率，改善工作与生活的平衡关系，同时还减少了对环境的影响。”

　　另一重要方面在于，网真技术实际上可以提高RAC会议的出席率。每个成员企业都有两位RAC代表,利用网真技术免去差旅费后，许多企业都能同时派两位代表参会。此次虚拟会议的出席率达到88%，远远超过了历届亚太区RAC会议。

结论

　　通过亚太区RAC会议，我们可以洞悉网真技术在实现全球业务目标中发挥的巨大作用。这种技术使会议得以继续，与取消会议相比，不失为上乘之选，该技术又因其出众的互动和协作水平，受到了与会者的高度好评。网真技术减少了对环境的影响，在经济萧条时期为与会者节省开支。

注释

　　*碳排放减少量的计算方法是由思科公司的IBSG部门发明，该计算方法采用TRX航空公司碳排放量计算器来计算免除航空旅行所获得的好处，同时运用标准方式来计算免除会场与机场之间的地面交通所获得的好处，再减去应用网真技术以及产生和处置碳所耗用的能源。注：网真会议地点与机场之间的地面交通假定相当于与会人员正常的日常通勤，因此相互抵消。

AT&T网真解决方案

　　除企业内部呼叫以外，AT&T网真解决方案还为AT&T商业交换服务的所有企业提供多点、企业间协作支持。

　　这是一种简单易用的“交钥匙”型托管解决方案。AT&T将负责评估会议室、安装必要的AT&T虚拟专用网（需另行购买）、采购和安装需要的网真设备，并对该服务进行管理。

　　AT&T网真解决方案可以帮助客户压缩前期资本支出，降低技术过时带来的财务风险，减少IT员工需求，从而使客户集中精力发展业务。

　　安排会议非常简单，借助一种直观的网络应用程序，即可轻松为多点连接排定时间，实现查号服务、报告和“即兴会议”服务。其还同时完全兼容企业日历应用程序，如Microsoft Outlook或Lotus Notes。

　　AT&T网真解决方案极其灵活。企业客户可以将现有兼容H.323协议的旧视频会议系统连接至AT&T网真解决方案会议室。现有标清或IP视频会议系统可以在网真会议开始后参与其中。

　　若要试用AT&T网真解决方案效益计算器，这是一种充满乐趣的互动工具，可基于贵公司的业务需求展现网真技术的潜在优势。

CTI论坛报道